software payroll

Dalam memilih atau memutuskan software HR yang akan digunakan bukan hanya berdasarkan jumlah pegawainya saja, tapi memenuhi asas kebutuhan bisnis yang ada. Sehingga, perusaan dapat merasakan keuntungan jika proses HR yang ada dilakukan dapat dilakukan secara electroni/automated/on-line.

Dalam memilih software HR, kita harus mengetahui apa saja bisnis proses HR yang akan kita akomodasi. Berdasarkan laporan salah satu IT Analyst dari Forrester (HRMS Q4) tahun 2008, pada umumnya Aplikasi HRMS (Human Resources Management System) Footprint dibagi dalam 3 bagian besar:

1. Proses Transaksi: Data pegawai dan semua aktifitasnya, payroll dan benefits, organisasi dan position management, absence dan time management.
2. Proses Talent Management: recruitment, compentency management, performance/appraisal management, learning/training management, career and succession planning, workforce planning.
3. Extended Interaction: Self Service, Communication, Management Reporting dan Analysis.

Secara umum, banyak perusahan memilih untuk fokus menyelesaikan proses yang paling dasar terlebih dahulu sebelum masuk ke level yang lebih advanced. Data pegawai, aktivitas pegawai (masuk, mutasi, promosi, pengunduran diri), organisasi/posisi, absensi dan sistem penggajian yang solid merupakan hal yang paling penting dilakukan. Setelah itu kita bisa melakukan hal yang lain seperti appraisal, training, planning dan lain-lainnya.

Di dunia penyedia HR Software, ada beberapa applikasi besar yang dapat menyediakan keseluruhan kebutuhan HR bisnis proses di atas secara lengkap dan terintegrasi. Dalam melihat siapa pemain HR software tersebut secara objektif, Anda bisa melihat di beberapa analyst report yang ada seperti dari Gartner, Forrester, AMR, Aberdeen, dan lain sebagainya.

Namun di luar dari report para HRIS Analyst tersebut banyak juga penyedia software lokal yang memiliki kemampuan cukup baik untuk perusahaan Anda. Tips dari saya dalam memilih kelompok penyedia software HR tersebut:

1. Customer references, apakah mereka senang dan puas atau tidak.
2. Technology, apakah mempergunakan basis technology yang “robust”, “secure” dan juga banyak dipergunakan oleh industri IT.
3. Support dari implementasi dan development team yang baik dan bertanggung jawab.
4. Memiliki keuangan perusahaan yang baik. Dalam keadaan global krisis ekonomi, sebaiknya diperhatikan penyedia software tersebut memiliki keadaan keuangan yang baik dan dapat bertahan.

Ada beberapa aplikasi HR yang dapat memenuhi kebutuhan HR secara terpisah atau spesifik. Mereka itu yang disebut sebagai penyedia HR software: “Niche Player” or “Best of Breed” applications. Keuntungan dengan solusi seperti ini adalah penyediaan solusi yang lebih dalam dan detail. Kekurangnnya adalah kemampuan berintegrasi antara satu proses HR dengan proses lainnya harus dilakukan dengan pekerjaan dan biaya ekstra.

Hal yang juga cukup penting untuk dipertimbangkan: banyak perusahaan tidak mengelola HR software sendiri, tapi perusahaan menyerahkan beberapa bisnis proses HR-nya kepada pihak ketiga yang disebut sebagai “HR System Outsourcing”. Di Indonesia, ini paling sering dilakukan terutama pada proses Payroll/ penggajian para pegawainya. Kebijakan ini dapat mengurangi biaya pemeliharaan software HR baik dari sisi Hardware dan juga Internal Support.<portalhr>